Kaufmännische Verwaltung

Wir übernehmen im Bereich kaufmännische Verwaltung folgende Leistungen für Sie:

Allgemeine Leistungen:

  • Abwicklung Zahlungsverkehr mit Eigentümern / Mietern und Lieferanten
  • Verwaltung der objektbezogenen Gelder nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung
  • Sachliche, rechnerische Prüfung und Zahlung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, unter Beachtung von Nachlässen (z.B. Skonto)
  • Durchführung des Lastschriftverfahrens für Eigentümer/Mieter
  • Führen der gesamten Korrespondenz mit den Eigentümern, Mietern und Dritten
  • Anfertigung von Kopien und Zusenden von Unterlagen an Eigentümer
  • Ordnen und Archivieren der Verwaltungsunterlagen nach einem einheitlichen Konzept
  • Aufstellung und Überwachung der Hausordnung und Bearbeitung von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung
  • Beschaffung aller für die Bewirtschaftung erforderlichen Gegenstände und Brennstoffe
  • Erfassung von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Gas-, Wasser -und Stromverbrauch)
  • Beauftragung von Reparaturaufträgen nach Angebotseinholung

Vertragsmanagement

  • Ausarbeitung von objektspezifischen Hausmeisterverträgen zusammen mit dem Verwaltungsbeirat
  • Überprüfung der Wartungsverträge für technische Einrichtungen auf Angemessenheit und Wirtschaftlichkeit
  • Sicherstellung des notwendigen Versicherungsschutzes
  • Erstellung von rechtsaktuellen Mietverträgen (Wohnungen/Gewerbe)

Generell sind wir hier bestrebt, über Rahmenkonzepte für den Kunden eine Mehrleistung bei zeitgleicher Kostenreduzierung zu erreichen.

Leistungen Mietverwaltungen:

  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung für die Mieter unter Beachtung der individuellen Mietverträge
  • Erstellung einer Einnahmen- /Ausgaben- Auswertung für den Hauseigentümer
  • Führung von Mietakten
  • Überwachung der Mieteingänge und Mahnung von Rückständen
  • Durchführung von Mieterhöhungen
  • Überprüfung der Betriebskosten auf Wirtschaftlichkeit

Leistungen Wohnungseigentümerverwaltungen:

  • Erstellen von Einzel- und Gesamtwirtschaftsplänen
  • Bildung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage
  • Durchführung der Belegprüfungen mit dem Beirat vor der Eigentümerversammlung
  • Vorbereitung, Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung mit Protokollerstellung und Versand an alle Eigentümer
  • Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
  • Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung
  • Abhalten von Beiratssitzungen