Wer auf eigene Faust saniert, muss auch die Kosten tragen

Wohnungsbesitzer, die auf eigene Kosten Sanierungen am Gebäude veranlassen, können dafür nicht mehr nachträglich von der Eigentümergemeinschaft Zahlungsausgleich fordern. Das gilt selbst dann, wenn die Arbeiten eigentlich Sache der Gemeinschaft und zwingend nötig gewesen wären, wie der Bundesgerichtshof (BGH Az. V ZR 254/17) entschied. Jede Maßnahme müsse grundsätzlich im Voraus gemeinsam beschlossen werden. Die Karlsruher Richter wollen mit diesem Urteil verhindern, dass Eigentümergemeinschaften von einem Tag auf den anderen mit unabsehbaren Forderungen konfrontiert werden.

Instandhaltungspflicht des Sondereigentümers für Gemeinschaftseigentum gemäß Teilungserklärung

BGH, Urteil vom 4.5.2018, AZ: V ZR 163/17, Amtlicher Leitsatz: "Eine Regelung in der Teilungserklärung, wonach Einrichtungen, Anlagen und Gebäudeteile, die nach der Beschaffenheit oder dem Zweck des Bauwerks oder gemäß dieser Teilungserklärung zum ausschließlichen Gebrauch durch einen Wohnungseigentümer bestimmt sind (z.B. Balkon, Loggia), auf dessen Kosten instandzuhalten und instandzusetzen sind, ist nächstliegend dahin auszulegen, dass sie auch einzelnen Wohnungen zugeordnete Terrassen im Dach der Anlage erfasst und dass sie die Instandsetzung sowohl der im Sonder- als auch der im Gemeinschaftseigentum stehenden Teile solcher Terrassen betrifft (Fortführung von Senat, Urteil vom 16. November 2012 - V ZR 9/12, NJW 2013, 681)."

D. h., in vielen Teilungserklärungen sind Regelungen formuliert, dass der Sondereigentümer bei alleiniger Nutzung auch die Instandhaltungskosten tragen muss und Instandhaltungspflicht besitzt. Die Wirksamkeit einer entsprechende Regelung wurde mit diesem BGH-Urteil (erneut) bestätigt.

Kostenverteilung: Kabelgebühren sind nach Miteigentumsanteilen umzulegen

Sieht die Gemeinschaftsordnung keinen anderen Maßstab vor, entspricht die Verteilung von Kabelanschlusskosten nach Miteigentumsanteilen auch dann ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn der Kabelnetzbetreiber diese Kosten gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft nach einem anderen Schlüssel bemisst (BGH, Beschluss v. 27.9.2007, V ZB 83/07).

Soweit die Eigentümergemeinschaft Kosten für die Versorgung oder den Gebrauch des Sondereigentums gegenüber einem Dritten zu tragen hat, sind derartige Kosten im Rahmen der Verteilung unter den Wohnungseigentümern früher ohne Weiteres als nach § 16 Abs. 2 WEG zu verteilende Kosten des Gebrauchs des gemeinschaftlichen Eigentums angesehen worden. Dem war der BGH in seiner Kaltwasserentscheidung vom 25. September 2003 entgegengetreten, weil es nicht von dem Verhalten außerhalb der Wohnungseigentümer stehender Dritter abhängig sein kann, ob in einer Wohnungseigentumsanlage anfallende Kosten der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums oder der Nutzung des Sondereigentums zuzurechnen sind.

Damit ist jedoch nichts darüber gesagt, nach welchem Schlüssel Kosten unter den Mitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft zu verteilen sind, die von der Eigentümergemeinschaft einem Dritten zu bezahlen sind, obwohl die Leistung des Dritten von den Wohnungseigentümern allein im Bereich des Sondereigentums genutzt werden kann. Soweit derartige Kosten nicht aufgrund von Messeinrichtungen, wie Wasser- oder Wärmeverbrauchszähler, individuell erfasst werden, kommen als Kriterien der Umlage die Anzahl der Wohnungen, die Anzahl der Nutzungsstellen, die Anzahl der Bewohner oder die Miteigentumsanteile an dem Grundstück in Betracht. Jeder dieser Schlüssel hat Vor- und Nachteile und kann zu einer Verteilung führen, die den tatsächlichen Vorteilen der Nutzung oder der Kostenverursachung innerhalb der Gemeinschaft nicht entspricht.

Ist die Kostenverteilung in der Gemeinschaftsordnung nicht geregelt, verbleibt es bei dem von § 16 Abs. 2 WEG allgemein vorgesehenen Schlüssel. Das Beteiligungsverhältnis an dem Grundstück bildet den natürlichen Maßstab für den Ausgleich unter den Miteigentümern, der für das Innenverhältnis der Wohnungseigentümer grundsätzlich maßgebend ist. Das gilt auch für Kosten, die der Gemeinschaft für die Bereitstellung oder den Bezug von Leistungen im Bereich des Sondereigentums der Wohnungseigentümer von einem Dritten in Rechnung gestellt werden. Hiervon geht jetzt § 16 Abs. 3 WEG aus.

Unser Kommentar: In einer großen Wohnung wird auch z.B. mehr TV-gesehen, i.d.R. wohnen dort mehr Personen als in einem Appartement. Die Kostenteilung nach Miteigentumsanteilen ist daher gerechter, das betrifft z.B.  auch Müllgebühren und die Kosten der Hausverwaltung etc.

 

Auslegung der Teilungserklärung

–  „Bei der Auslegung der Teilungserklärung ist auf den Wortlaut und Sinn abzustellen, wie er sich für einen unbefangenen Betrachter als nächstliegende Bedeutung der Erklärung ergibt. Umstände außerhalb der Eintragung dürften nur herangezogen werden, wenn sie nach den besonderen Umständen  des Einzelfalls für jedermann ersichtlich sind.“ (BGH NJW 2012, 1722 , Rn 7.zitiert nach juris; BGH 121, 236, 239; BGHZ 160, 354)

Unser Kommentar: Teilungserklärungen sind praktisch wörtlich zu nehmen. Abweichungen dazu sollte man nicht zu phantasiereich interpretieren, außer es gibt bereits gegensätzliche Gesetze oder BGH-Urteile.

 

Zeitpunkt der Erstellung eines Wirtschaftsplans

Der erste Wirtschaftsplan ist unmittelbar nach Entstehung der (werdenden) Wohnungseigentümergemeinschaft in der ersten Eigentümerversammlung zu beschließen. D . Gesetz trifft keine ausdrückliche Regelung darüber, wann ein Wirtschaftsplan aufzustellen ist. Aus dem Sinn und Zweck eines Wirtschaftsplans, nämlich Sicherstellung der  Li­quidität der Eigentümergemeinschaft für das betreffende Wirtschaftsjahr, leitet sich die Verpflichtung des Verwalters ab, den Wirtschaftsplan möglichst mit Beginn des Wirt­schaftsjahres vorzulegen, so dass hierüber durch die Eigentümer beschlossen werden kann. Zwar soll keine Verpflichtung bestehen, den Wirtschaftsplan schon vor Beginn der betreffenden Wirtschaftsjahres vorzulegen, jedoch wird man – je nach Liquiditätslage der Gemeinschaft – eine Vorlagefälligkeit in den ersten drei Monaten des neuen Wirt­schaftsjahres annehmen müssen. Die Rechtsprechung ist teilweise großzügiger und lässt eine Vorlage des Wirtschaftsplans binnen drei bis sechs Monaten nach Beginn des neuen Wirtschaftsjahres genügen.

Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres kann grundsätzlich nur noch die Erstellung einer Jahresabrechnung vom Verwalter verlangt werden.“ Beschließen die Wohnungseigentümer einen Wirtschaftsplan rückwirkend für ein bereits abgelaufenes Wirtschaftsjahr, dieser Beschluss nach Auffassung des OLG Schleswig nicht nur anfechtbar sondern nichtig sein. Ein solcher Beschluss verstoße gegen die zwingende Rechtsvorschrift des §-28 Abs. 3 WEG, wonach der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen habe. Hiervon könnten die Wohnungseigentümer den Verwalter nicht da­durch entbinden, dass sie rückwirkend einen längst überholten Wirtschaftsplan in Kraft treten lassen.

• BGH NJW 1985,912.
• BayOhLG NJW-RR 1990, 660,
• OLG Hamburg OLGZ 1988, 299.
• BayOhLG WE 1991,22.3; OLG Hamm WE 1990, 25.
• OLG Schleswig ZMR 2001, 855. ^u OLG Schleswig ZMR 2001, 85.5.

 

Unser Kommentar: Natürlich macht es daher mehr Sinn, den Wirtschaftsplan für das Folgejahr im Voraus also im Vohrjahr, bei der ordentlichen Eigentümerversammlung zu beschließen. Die Kosten des kommenden Jahres sind kalkulierbar, außerordentliche Kosten und deren Finanzierung müssen einfach dann per Beschluss finanziert werden.

 

Gärtnerische Maßnahme ist eine bauliche Veränderung?

–  WEG §§ 14,21 IV, V, 22 I; BGB §139: „Ob es sich bei einer gärtnerischen Maßnahme um eine bauliche Veränderung oder lediglich um eine Maßnahme der ordnungsgemäßen Verwaltung im Sinne von § 21  Abs. 4 und 5 Nr. 2 WEG handelt, die mit Stimmenmehrheit beschlossen werden kann, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab, insbesondere davon, ob die betreffende Pflanze die Anlage entscheidend prägt bzw. charakteristisch für den optischen Eindruck der Wohnanlage ist.“  LG Hamburg Urteil v. 29.05.2013 – 318 S 5/13

Ergänzung: Erst nach einem entsprechenden , unangefochtenem Beschluss wäre in München im Anschluss die Untere Naturschutzbehörde anzufragen.

 

 

Es wurde kalt. Welche Zimmertemperaturen können gefordert werden?

Im Mietrecht gibt es dazu diverse Urteile. Zimmertemperaturen von 20 Grad tagsüber und 18 Grad nachts sollen ausreichend sein (z.B. AG Fürstenwalde Az. 12 C 481/04). Ein Anspruch auf eine kuschelig warme Wohnung besteht also nicht. Auch der Mieter muss seinen Beitrag zur ausreichenden Temperierung seiner Wohnung leisten und kann die Heizkörper nicht abstellen. Tut er dies, so wäre eine ordentliche Kündigung des Mietverhältnisses möglich, so das LG Hagen (Az. 10 S 163/07). Dies ist erforderlich, um das Einfrieren von Wasserleitungen zu verhindern. Ferner können durch zu geringe Heizung in Verbindung mit zu hoher Luftfeuchtigkeit in der Wohnung Schimmel- und Feuchteschäden entstehen, für die dann der Mieter verantwortlich ist. Wohnungseigentümer haben einen Vorteil. Sie können über Beschlussfassungen zweckmäßige Mindesttemperaturen in einer Eigentümerversammlung diskutieren und festlegen.

 

Der Verwaltungsbeirat – Rechte und Pflichten

Die sperrige Juristensprache bezeichnet den Verwaltungsbeirat als „nicht notwendiges Organ der Eigentümergemeinschaft“. Das bedeutet jedoch auf keinen Fall, dass der Verwaltungsbeirat überflüssig wäre.

„Nicht notwendig“ heißt lediglich, dass es der Eigentümergemeinschaft grundsätzlich frei steht, einen Verwaltungsbeirat zu berufen – oder davon abzusehen. Denn Bestand und rechtliche Handlungsfähigkeit einer Wohnungseigentümergemeinschaft hängen nicht von der Berufung eines Verwaltungsbeirats durch die Eigentümerversammlung ab.

Ein Blick in das Wohnungseigentumsgesetz zeigt allerdings: Ist ein Verwaltungsbeirat berufen, nimmt er wichtige und verantwortungsvolle Funktionen wahr.

Welche gesetzlichen Aufgaben und Pflichten hat ein Verwaltungsbeirat?

Nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) gehören insbesondere folgende Tätigkeiten zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats:

den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben „zu unterstützen“	§ 29 Abs. 2 WEG
den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan sowie Rechnungslegungen und Kostenanschläge zu prüfen	§ 29 Abs. 3 WEG
der Wohnungseigentümerversammlung zu empfehlen, die Abrechnungen des Verwalters durch Beschluss zu genehmigen	§ 29 Abs. 3 WEG
der Wohnungseigentümerversammlung davon abzuraten, die Abrechnungen des Verwalters durch Beschluss zu genehmigen	§ 29 Abs. 3 WEG
sich an der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zu beteiligen	§§ 20, 21-25, 29 WEG

 

die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, wenn kein Verwalter vorhanden ist oder dieser die Einberufung der Versammlung pflichtwidrig verweigert	§ 24 Abs. 3 WEG
das Versammlungsprotokoll zu unterzeichnen	§ 24 Abs. 6 WEG

 

Wie sieht die „Unterstützung des Verwalters“ aus?

Der Verwaltungsbeirat kann die Arbeit des Verwalters in vielerlei Hinsicht unterstützen. Beispielhaft seien hier erwähnt:

• Vermittlung zwischen dem Verwalter und unzufriedenen Mitgliedern der WEG,
• frühzeitige Meldung von Schäden innerhalb des Gemeinschaftseigentums,
• Einholung von Angeboten, soweit dies kostenlos möglich ist,
• Vorbereitung der Eigentümerversammlung,
• Unterstützung bei der Durchführung der Eigentümerversammlung, zum Beispiel Auszählung der Stimmen oder Übernahme der Versammlungsleitung und auch
• zu Prüfungszwecken die Einsichtnahme in Vollmachten, die dem Verwalter erteilt wurden, (Bärmann, WEG-Kommentar, 10. Auflage, § 29 Rdnr. 57).

Anders als im Arbeitsrecht, wo die Mitwirkungs- und Zustimmungsrechte des Betriebsrats im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) exemplarisch aufgelistet sind, definiert das WEG nicht, was der Verwaltungsbeirat im Rahmen der „Unterstützung des Verwalters“ genau tun muss oder darf.

So gehen die Meinungen über die Kompetenzen des Verwaltungsbeirats bei dieser Aufgabe je nach Standpunkt trefflich auseinander. Fest steht: Der Verwaltungsbeirat ist zwar kein „Aufsichtsrat“. Das höchste Organ innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft ist immer die Wohnungseigentümerversammlung. Der Verwaltungsbeirat ist aber auch nicht (nur) dazu da, die Handlungen des Verwalters kommentarlos abzunicken – selbst wenn der eine oder andere Verwalter da anderer Auffassung sein mag.

Wo der Gesetzestext allein keine zufrieden stellenden Antworten liefert, gewinnen ermächtigende Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft und vertragliche Vereinbarungen an Bedeutung. Im Wohnungseigentumsrecht gilt, ebenso wie sonst im Zivilrecht, das so genannte Prinzip der Privatautonomie. Das heißt: Im Rahmen des gesetzlich Zulässigen können Vertragsparteien jederzeit freie Vereinbarungen miteinander treffen.

Im Verhältnis zwischen Verwalter, Verwaltungsbeirat und Eigentümergemeinschaft können beispielsweise verschiedene Kontrollrechte zugunsten des Verwaltungsbeirats im Verwaltervertrag festgeschrieben werden.

Beispiel:

Die Verfügungsbefugnis des Verwalters wurde vertraglich dahingehend modifiziert, dass „reguläre“ Reparaturaufträge (keine Notfallreparaturen) bis zu einer Höhe von 1.000,00 € im Einzelfall und bis zu 10.000,00 € im Jahr eigenständig vom Verwalter erteilt werden können. Aufträge mit einem Wert von über 1.000,00 € dürfen nur mit Zustimmung des Verwaltungsbeirats vergeben werden.¹

Auch bei der Vertragsgestaltung verfährt die Praxis unterschiedlich. So wird der Verwaltungsbeirat in manchen Verwalterverträgen überhaupt nicht erwähnt, während andere Vertragswerke umfangreiche Zustimmungs-, Genehmigungs-, Mitwirkungs-, Mit- bestimmungs- und Kontrollrechte zugunsten des Verwaltungsbeirats einräumen.

So bleibt es in der Realität oft eine Frage der individuellen Konstellation, ob sich eine Wohnungseigentümergemeinschaft auf einen nicht nur engagierten, sondern auch mit den nötigen Befugnissen ausgestatteten Verwaltungsbeirat stützen kann.

Tipp:

Nutzen Sie als Verwaltungsbeirat jede Möglichkeit der Information und des Erfahrungsaustauschs mit Verwaltungsbeiratskollegen anderer Wohnungseigentümer­gemeinschaften. Die Übernahme „fremder Strategien“ und Lösungsansätze kann sich als äußerst nützlich für den eigenen Arbeitsalltag erweisen.

Was ist bei der Prüfung von Rechnungsbelegen, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung zu beachten?

Auch bei dieser faktisch wichtigsten Aufgabe verfahren Verwaltungsbeiräte in der Praxis unterschiedlich. Das liegt zum Teil daran, dass sich Eigentümergemeinschaften unterscheiden in Bezug auf Größe, Struktur und die Zusammenarbeit ihrer Organe (Eigentümerversammlung, Verwalter, Verwaltungsbeirat), aber auch hinsichtlich der Zusammenarbeit und der fachlichen Kenntnisse innerhalb des jeweiligen Verwaltungsbeirats.

Bei diesem Beispiel wird unterstellt, dass der Verwaltungsbeirat durch die Eigentümerversammlung durch Beschluss entsprechend ermächtigt wurde.

Wichtig sind auf jeden Fall folgende Prüfungsgrundsätze:

• Verwaltungsbeiräte sollten stets so rechtzeitig vor der Eigentümerversammlung mit der Prüfung beginnen, dass etwaige Rückfragen an den Verwalter aufgeklärt und Unklarheiten bis zur Versammlung ausgeräumt werden können. Dabei ist das Zeitkontingent zu berücksichtigen, das den – oft berufstätigen – Beiratsmitgliedern zur Verfügung steht.
• Belege, auch Kontoauszüge, sollten immer im Original eingesehen werden.
• Belege und Kontoauszüge sind immer auf ihre Vollständigkeit hin zu untersuchen.
• Das gilt auch für die Jahresabrechnung. Sie muss mindestens enthalten: den

Vermögensstatus der WEG, die Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben, die Einzelabrechnungen sowie deren Zusammenfassung und eine Übersicht über die Instandhaltungsrücklage.

• Bezüglich der Jahresabrechnung müssen sowohl das Rechenwerk als solches, als auch der Kontenverlauf rechnerisch richtig dargestellt sein.
• Die Jahresabrechnung muss insgesamt ohne große buchhalterische Grundlagen­kenntnisse nachvollziehbar und schlüssig

Tipp:

Ein Schwerpunkt der Prüfung wird häufig auf die Ausgabenseite gelegt. Mindestens ebenso viel Aufmerksamkeit verdient aber die Einnahmenseite! Wenn Hausgelder nicht gezahlt oder in den folgenden Wirtschaftsjahren nicht zügig beigetrieben werden, ist dies ebenso problematisch wie überhöhte Rechnungen. Hausgeldrückstände schaden nämlich nicht nur dem Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft, sondern beeinträchtigen unmittelbar deren Liquidität.

Zur Planung eines geordneten Prüfungsablaufs ist das „Wo-Wer-Was-Wie-Schema“ hilfreich:

• Wo wird geprüft (in der Regel: Büroräume der Verwaltung)?
• Wer prüft (werden externe Fachleute – Steuerberater, Wirtschaftsprüfer – benötigt)?
• Was wird geprüft (Vollständigkeit der Originalbelege)?
• Wie oft wird geprüft (Standard- oder Anlassprüfung)?
• Wie umfangreich wird geprüft (Stichproben- und Vollständigkeitsprüfung)?

Tipp:

Halten Sie den Prüfungsablauf sowie das Prüfungsergebnis in einem Protokoll fest, das von allen Beiräten unterschrieben wird. Dies dient der Dokumentation, macht den

Prüfungsvorgang für die Miteigentümer transparent und erleichtert Ihnen als Beirat in den Folgejahren die Arbeit.

Muss der Verwaltungsbeirat eine Empfehlung bezüglich der Genehmigung der Jahresabrechnung abgeben?

In § 29 Abs. 3 WEG heißt es, dass der Verwaltungsbeirat eine Stellungnahme insbesondere zur Genehmigung der Jahresabrechnung abgeben „soll“. Entgegen dem Wortlaut ist aber gemeint, dass der Verwaltungsbeirat eine Empfehlung abgeben muss. Mehr noch: In der juristischen Literatur wird auch die Auffassung vertreten, dass die Wohnungseigentümer auf diese Stellungnahme einen Anspruch haben, der mit Rechts-mitteln durchsetzbar ist (Bärmann, WEG-Kommentar, 10. Auflage, § 29 Rdnr. 58). Dies ist umstritten. Es kann sich aber jedenfalls eine Schadensersatzhaftung der Verwaltungsbeiräte gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft ergeben, wenn die Prüfung selbst oder die Stellungnahme fehlerhaft sind.

Im Einzelfall kann das zu Konflikten führen. Ist eine Jahresabrechnung zum Beispiel in sich schlüssig und rechnerisch nachvollziehbar, erfüllt sie aber bestimmte formale Kriterien nicht, ist sie streng genommen falsch. Dies hat zur Folge, dass der Verwaltungsbeirat keine Genehmigungsempfehlung aussprechen darf, wenn er sich nicht haftbar machen will.

Verwaltungsbeiräte sollten der Eigentümerversammlung stets detailliert darlegen, inwieweit möglicherweise Bedenken gegen die Abrechnung bestehen. Dabei kann das oben erwähnte Prüfprotokoll von Nutzen sein. Der Verwalter sollte dieses Dokument gegebenenfalls der Einladung zur Eigentümerversammlung beifügen. Genehmigen die Eigentümer die Abrechnung, obwohl der Verwaltungsbeirat auf kritische Punkte ausdrücklich hingewiesen hat, liegt dies nicht mehr im Verantwortungsbereich des Beirats.

Wie funktioniert die Einberufung der Eigentümerversammlung durch den Verwaltungsbeirat?

Grundsätzlich ist es Sache des Verwalters, die Eigentümerversammlung einzuberufen, § 24 Abs. 2 WEG. Hat die Wohnungseigentümergemeinschaft keinen Verwalter, zum Beispiel, weil er vorzeitig aus dem Amt geschieden, sonst nicht mehr erreichbar oder verstorben ist, fällt diese Aufgabe dem Verwaltungsbeiratsvorsitzenden oder seinem Stellvertreter zu. Sie bestimmen dann nach pflichtgemäßem Ermessen die einzelnen Punkte der Tagesordnung.

Etwas schwieriger liegen die Dinge, wenn es zwar einen Verwalter gibt, dieser sich aber weigert, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Damit der Verwaltungsbeirat bzw. sein Vorsitzender in diesem Fall tätig werden darf, muss die Weigerung des Verwalters „pflichtwidrig“ sein. Pflichtwidrig ist eine Weigerung dann, wenn sie ordnungsgemäßer Verwaltung zuwider läuft, wenn der Verwalter also etwa dem Minderheitsverlangen einiger Eigentümer gemäß § 24 Abs. 2, Alternative 2 WEG nicht stattgibt. Aber auch die faktische Verhinderung durch mehrfaches Verlegen oder durch Hinausschieben des Versammlungstermins kann eine pflichtwidrige Weigerung darstellen (OLG Köln vom 15.03.2004. AZ: 16 Wx 245/03).

Beispiel:

Die Eigentümer möchten den amtierenden Verwalter vorzeitig abberufen. Wichtige Gründe liegen objektiv vor (der Verwalter hat beispielsweise Gelder der WEG veruntreut). Der Verwalter weigert sich aber, zu diesem Zweck eine Eigentümerversammlung einzuberufen.

In einem solchen Fall kann der Verwaltungsbeirat wie folgt Vorgehen:

• Der Verwalter sollte schriftlich und unter Fristsetzung (je nach Dringlichkeit einige Tage bis ca. zwei Wochen) aufgefordert werden, die Versammlung einzuberufen. Um sicher zu stellen, dass der Verwalter die Aufforderung wirklich erhält, ist eine Übergabe durch einen Boten oder ein Versand als Einwurf/Einschreiben (nicht: Einschreiben mit Rückschein) zu empfehlen.
• Lässt der Verwalter die gesetzte Frist ungenutzt verstreichen, kann der Verwaltungsbeiratsvorsitzende die Einladung seiner Miteigentümer übernehmen und die Versammlung durchführen.

Welche Konsequenzen hat es, wenn der Verwaltungsbeiratsvorsitzende das Versammlungsprotokoll nicht unterzeichnet?

Es kommt vor, dass der Verwaltungsbeiratsvorsitzende und/oder sein Stellvertreter das Versammlungsprotokoll nicht unterzeichnen, weil es zum Beispiel inhaltlich nicht mit der Diskussion und den Beschlüsse in der Versammlung übereinstimmt.

Eine fehlende Unterschrift bedeutet normalerweise nicht, dass gefasste Beschlüsse nichtig oder automatisch unwirksam sind. Manche Teilungserklärungen und/oder Gemeinschafts­ordnungen bestimmen allerdings, dass Beschlüsse nur wirksam sind, wenn das Versammlungsprotokoll durch den Verwaltungsbeiratsvorsitzenden oder seinen Vertreter unterzeichnet sind. Fehlt diese Unterschrift, sind die protokollierten Beschlüsse schon aufgrund dieser nicht eingehaltenen Formalie anfechtbar (vgl. BGH Beschluss vom 03.07.1997, AZ.: VZB 2/97).

Aber auch ohne besondere Regelung mindert eine fehlende Unterschrift den Beweiswert des Protokolls. Das kann im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung von entscheidender Bedeutung für den Ausgang des Prozesses sein.

Weitere Pflichten des Verwaltungsbeirats

Durch Beschlüsse und Vereinbarungen der Eigentümerversammlung können die Aufgaben und Kompetenzen des Verwaltungsbeirats über die gesetzlichen Regelungen hinaus vielfältig erweitert werden.

Häufig wird der Verwaltungsbeirat beispielsweise „beauftragt und ermächtigt“*   den Verwaltervertrag für die Gemeinschaft zu unterzeichnen durch Mehrheitsbeschluss wichtige Dokumente (zum Beispiel die Verwaltungsunterlagen nach Ausscheiden eines Verwalters) in Empfang zu nehmen durch Mehrheitsbeschluss Baumaßnahmen am Gemeinschafts­eigentum (mit) zu überwachen durch Mehrheitsbeschluss über die Gemeinschaftskonten (mit) zu verfügen durch Mehrheitsbeschluss * diese Auflistung ist nicht abschließend

 

Derartig verantwortungsvolle Pflichten sollten Sie als Verwaltungsbeirat möglichst nur übernehmen, wenn Sie über die notwendige fachliche Kompetenz verfügen. Alternativ können und sollten Sie Fachleute hinzuziehen, o Informieren Sie sich unbedingt sorgfältig über Haftungsrisiken und wie Sie Haftungsfallen meiden und eine etwaige Haftung abmildern können.

Warum sollte jede Eigentümergemeinschaft nach Möglichkeit einen Verwaltungsbeirat berufen?

Der Verwaltungsbeirat

• „kontrolliert“ nicht nur den Verwalter und
• vermittelt zwischen ihm und der Eigentümergemeinschaft.
• Faktisch ist er auch „Berichterstatter“ und informiert die Wohnungseigentümer­versammlung unabhängig vom Verwalter über wesentliche Verwaltungsvorgänge.

Gibt es keinen Verwaltungsbeirat – und macht sich nicht jeder einzelne Eigentümer selbst die Mühe, Verwaltungsunterlagen zu sichten und/oder sich sonst mit laufenden Verwaltungsvorgängen zu beschäftigten – ist der Verwalter die einzige Informationsquelle, die der Eigentümerversammlung zur Verfügung steht, wenn sie Entscheidungen zum Gemeinschaftseigentum trifft.

Wie oben ausgeführt, hat der Verwaltungsbeirat durchaus mehr Rechte und Möglichkeiten der Einflussnahme, als vielen Verwaltungsbeiräten bewusst ist.

Er ist eben nicht nur reines Hilfs-, sondern auch Kontrollorgan. Und im Gegensatz zur Wohnungseigentümerversammlung, die in der Regel nur einmal im Jahr zur Entscheidungsfindung Zusammentritt, kann ein gut organisierter und funktionierender Verwaltungsbeirat zeitnahe auf Verwaltungsvorgänge Einfluss nehmen und so auf eine ordnungsgemäße Verwaltung hinwirken.

Beispiel:

Prüfung von Handwerker-Angeboten vor Auftragserteilung und nicht erst durch Prüfung der Rechnung.

Jedes Beiratsmitglied hat darüber hinaus – wie übrigens jeder Eigentümer – das Recht, alle Verwaltungsunterlagen im Original einzusehen. Da die Prüfung von Kostenanschlägen sowie von sämtlichen Abrechnungen gesetzliche Hauptaufgabe des Verwaltungsbeirats ist, sollten Verwaltungsbeiräte von diesem Recht nicht nur einmal pro Wirtschaftsjahr und auch nicht erst kurz vor der Eigentümerversammlung Gebrauch machen. Regelmäßige, zumindest vierteljährliche Kontrollen helfen, etwaige Versehen oder Fehler des Verwalters frühzeitig aufzudecken und können zum Ende des Wirtschaftsjahres viel Ärger und Arbeitsaufwand ersparen. In sehr großen Wohnungseigentümergemeinschaften mit einem entsprechend hohen Aufkommen an Abrechnungsmaterial kann sogar eine monatliche Kontrolle angezeigt sein.

Im Übrigen gilt: Der Verwaltungsbeirat „darf“, wozu ihn die Eigentümergemeinschaft durch Beschluss (oder Vereinbarung) wirksam ermächtigt hat. Dazu kann auch die Abmahnung des Verwalters und/oder die Kündigung des Verwaltervertrages gehören.

Daneben steht es dem Verwaltungsbeirat frei, die Eigentümergemeinschaft jederzeit sachlich (!) über Verwaltungsvorgänge zu informieren und gegebenenfalls eine Optimierung der Verwaltung anzuregen.

Die Nichtbestellung eines Verwaltungsbeirats bedeutet nach alledem stets einen Verzicht auf eine faktisch unentbehrliche Instanz innerhalb der Eigentümergemeinschaft. Das sollte sich keine WEG leisten.

 

WEG-Reform 2020: Synopse und bereinigte Fassung

Am 17. September 2020 hat das Bundeskabinett den Gesetzentwurf zu einer umfassenden WEG- Reform in 2. und 3. Lesung beschlossen. Die nachfolgende Synopse enthält eine Gegenüberstellung der aktuell noch geltenden Fassung und des Regierungsentwurfs BT-Drs. 19/22634 vom 16. September 2020.